Sakte heis-problemet
Se for deg dette: Du eier en kontorbygning og leietakerne klager på heisen. Den er gammel og treg og de må vente mye. Mange av leietakere truer med å flytte hvis du ikke fikser problemet.
Problemformuleringer:
Heisen er for treg -> Lag heisen raskere (installer ny heis, oppgradér motoren, forbedre algoritmen)
Ventingen er irriterende -> Gjør at ventingen føles kortere (sett opp speil, spill musikk, sett opp håndvask)
For mange folk trenger heisen samtidig -> Spre ut forespørselen (stykk opp folks lunsjpauser f.eks.)
En kan raskt identifisere et par løsninger: bytt heisen, monter en større motor, eller forbedre algorytmen som heisen er styrt av. Disse forslagene passer inn i det forfatteren kaller et løsningsarena:
Når problemet blir presentert til de som drifter bygningen, kommer de med en mye mer elegant løsning: installer speil i og ved heisen. Denne enkle løsningen viste seg å være uhyre effektiv for å redusere antall klager. Folk glemmer nemlig tiden når de får noe helt annet fascinerende å fokusere på: nemlig seg selv!
Speilløsningen er et godt eksempel fordi løsningen er ikke tilkoblet problemet i seg selv. Den gjør ikke heisen raskere, men tilbyr i stedet en alternativ måte å forstå problemet på.
Det er verdt å merke seg at den førstnevnte metoden ikke nødvendigvis er feil. Hadde man installert en ny heis kunne man sikkert omgått endel av problemet. Poenget med dette er å vise at det finnes flere måter å utfordre den originale problemstillingen på for å se om det finnes andre vinklinger inn til en løsning.
Idéen om at det finnes én løsning som best passer et problem er misledende, siden problemer som oftest har flere årsaker, og kan adresseres på flere måter.
Man kan også se på bruken av heisen til ulike tidspunkt på dagen. Kanskje trenger for mange folk heisen samtidig, og da kan det også oppleves som at heisen tar for lang tid. Dette kunne løses ved at man hadde forskjellige lunsjtider slik at bruken spres ut over ulike tidspunkt.
Hvorfor er dette relevant?
De fleste av oss ser nok verdien av riktig problemformulering. Av og til ser vi at problemet vi ble engasjert av kunden til å løse kunne trengt en god dose omformulering før forespørselen gikk ut i det hele tatt.
Deler av årsaken er at vi har en tendens til å overkomplisere den analytiske prosessen. Mange eksisterende rammeverk – TRIZ, Six Sigma, Scrum og andre er svært omfattende. Brukt riktig er de utrolig effektive, men kompleksiteten gjør dem også for tidkrevende å jobbe med for at de kan passe inn i en vanlig arbeidsdag. Situasjonen vi som regel befinner oss i når vi trenger å diagnostisere problemer på en god måte er faktisk i helt dagligdagse møter. Ergo trenger vi verktøy som ikke krever at hele organisasjonen går på ukeslange kurs for å beherske.
Poenget med omformulering er ikke å finne det ”egentlige” problemet, men i stedet se om det finnes et mer passende problem å løse. Ideen om at det finnes ett enkelt opphav til et problem er ofte misledende. Problemet har oftest flere årsaker som kan bli adressert på ulike måter.
7 tips for å formulere mer effektive problemstillinger
1. Etabler legitimitet
Del denne artikkelen med de som er involvert. Bruk sakte heis-problemet som eksempel.
2. Inviter outsidere med i diskusjonen
Se etter folk som forstår, men som ikke er en del av din «verden». Velg noen som snakker fritt.
Forvent input, ikke løsninger. Når du tar inn folk utenfra, be dem spesielt å utfordre gruppens tenkning.
3. Få folks definisjoner skriftlig
Punktum.
4. Spør hva som mangler
Spør eksplisitt hva som ikke er tatt med eller nevnt i definisjonene.
5. Vurder flere kategorier
Inviter folk til å identifisere spesifikt hvilken problemkategori de tror gruppen står overfor.
Er det et insentivproblem?
Et forventningsproblem?
Et holdningsproblem?
Prøv deretter å foreslå andre kategorier.
6. Analyser positive unntak
For å finne flere problemformuleringer, se på tilfeller hvor problemet ikke oppsto. Spør «hva var annerledes med den situasjonen?»
7. Utfordre hovedmålet
Hva vil du oppnå? Gi eksplisitt oppmerksomhet til målene til de involverte partene. Avklare først, utfordre dem deretter.
Konklusjon
Dette er en vel så effektiv måte å utfordre problemstillinger på, men tar tid å implementere. Det er viktig å minne teamet på stole på prosessen. For full effekt må dette kombineres med reell innsikt ute hos brukeren/kunden. Det er viktig å starte med omformulering av problemstillingen, men man skal ikke sitte for lenge før man bør gå ut for å observere og prototype idéer. Det er kombinasjonen av disse to metodene som utgjør den store forskjellen!
Kilde: https://hbr.org/2017/01/are-you-solving-the-right-problems
Relatert
