Organisatorisk tilpasnings-dyktighet som strategi
Aimée Skevik
Organisatorisk tilpasnings-dyktighet som strategi
Aimée Skevik
VANTAGE | STRATEGISK LEDELSE
Vantage /‘va:n.tɪdʒ/
substantiv
Vantage refererer til et utsiktspunkt eller posisjon som gir utsikt og perspektiv, samt forståelse eller innsikt i et emne.
Vi lever i en verden preget av raske og uforutsigbare endringer. Ny teknologi, regulatoriske endringer, et ustabilt politisk landskap, endringer i forbrukeradferd og global økonomisk usikkerhet påvirker de aller fleste organisasjoner på en eller annen måte.
Sannsynligheten for at din organisasjon må jobbe med nye ting på nye måter i løpet av de neste ti årene er stor. Derfor bør organisatorisk tilpasningsdyktighet ha en plass i ditt selskaps strategiske veikart.
Organisatorisk tilpasningsdyktighet er organisasjonens evne til å respondere på endringer i omgivelsene. Tilpasningsdyktighet vil være en viktig faktor for de aller fleste organisasjoner for å opprettholde konkurransedyktighet og respondere på nye muligheter og trusler raskt.
Hvordan bygge en tilpasningsdyktig organisasjon? Her er noen nøkkelpunkter.
Ønsker du å motta artikkelen som PDF-versjon?
1. Skap en tillitsbasert kultur
For lykkes med å skape en tilpasningsdyktig organisasjon er det én viktig ting som må kjennetegne kulturen: tillit. Lange og kronglete beslutningsprosesser er lite effektivt hvis du vil gjennomføre endringer raskt. Medarbeidere som har myndighet til selv å ta avgjørelser og valg er effektivt. Ikke minst er det motiverende – og du vil i større grad utnytte kapasiteten og kompetansen som bor i menneskene i organisasjonen.
Norden er kjent for å ha en tillitskultur, og tillit har blitt omtalt som «det nordiske gullet», blant annet i en rapport utgitt av Nordisk ministerråd. De aller fleste ledere i Norden vil si at de har tillit til sine medarbeidere. I flere organisasjoner er det imidlertid en utfordring at ledelsens kommunikasjon, handlinger, rapporteringskrav, bonusordninger eller regler ikke nødvendigvis viser de ansatte tillit i praksis. Som eksempel vil bonuser knyttet til individuell prestasjon ikke signalisere tillit til at de ansatte strekker seg langt for å nå selskapets mål. For å bygge en kultur basert på tillit og samarbeid, er det mer hensiktsmessig å ha kollektive insentiver som belønner selskapets samlede prestasjoner.
I en tillitsbasert kultur er det ikke bare den tilliten som ledelsen gir medarbeidere som er viktig. Tilliten folk i organisasjonen har til ledelsen – på alle nivåer – er like viktig. Ledelsen må gjøre seg fortjent til tillit gjennom opplevelser av troverdighet, respekt og rettferdighet. Tilsvarende må det være tillit mellom ansatte i organisasjonen. Effektivt samarbeid mellom menneskene i organisasjonen tilrettelegger for at endringer kan skje raskt. Tillit og autonomi er en viktig nøkkel for å skape tilpasningsdyktighet.
2. Praktiser tydelig ledelse
En tilpasningsdyktig organisasjon preget av tillit og autonomi stiller høye krav til tydelig ledelse. Tillit og autonomi er ikke anarki, men krever at alle i organisasjonen forstår oppdraget de har, hva som er selskapets mål, og hvordan de er med på å nå dem. På den måten kan alle effektivt ta gode beslutninger for å drive selskapet mot felles mål. Ledelsen må gi tydelig retning og rammer, og aktivt kommunisere disse ut i organisasjonen, kontinuerlig. Det finnes flere rammeverk som kan hjelpe deg på veien. Ett eksempel er OKRs (Objectives and key results), som kan være et godt rammeverk for å tydeliggjøre ambisjonene til selskapet, og hvilke resultater organisasjonen jobber for å oppnå.
Med tillit og autonomi kommer også ansvar. Finn gode måter å holde folk, team og ledere på alle organisasjonsnivåer ansvarlige på. Tillitsbasert ledelse betyr ikke mindre ledelse – det betyr tvert imot mer ledelse.
3. Implementer noen enkle agile prinsipper i organisasjonen
Start med noen smidige prinsipper som er enkle å forstå og forholde seg til, og gjør dem til organisasjonens egne. Et godt utgangspunkt kan være Heart of Agile definert av Alistair Cockburn, som var med på å utforme det smidige manifestet i 2001. I 2015 ekstraherte han ut essensen av smidighet i fire prinsipper:
Samarbeid – jobb sammen på tvers av ulike fagområder og funksjoner mot felles mål. Tverrfaglighet er en viktig nøkkel i en tilpasningsdyktig organisasjon.
Lever hyppig – finn måter å levere raskt på, og få tilbakemeldinger fra de som skal bruke det som leveres, enten det er internt i organisasjonen eller eksternt mot kunder eller brukere. Ikke rug på leveransene til de er helt ferdige, enten du jobber med en økonomisk rapport, selskapets strategi eller en ny funksjon til nettsidene. Etabler i stedet en kultur der det å hente feedback tidlig verdsettes, og blir en arbeidsmetode som gjennomsyrer hele organisasjonen.
Reflekter – vurder regelmessig arbeidsprosesser og oppnådde resultater for å identifisere suksesser og avdekke hvor du må gjøre forbedringer.
Gjør forbedringer basert på læring og refleksjoner.
4. Bygg en fleksibel organisasjonsmodell
Den tradisjonelle, hierarkiske organisasjonsmodellen gir god kontroll, men ikke nødvendigvis hastighet og tilpasningsdyktighet. Flere organisasjoner har de siste årene bygd fleksible organisasjonsmodeller, gjerne inspirert av Spotify-modellen. Kort oppsummert går denne modellen ut på å organisere tverrfaglig i team rundt oppdrag, og ikke rundt funksjon, som i den tradisjonelle hierarkiske organisasjonsmodellen.
Det viktigste prinsippet i Spotify-modellen er aligned-autonomy, som oversettes til tilpasset autonomi på norsk. Tilpasningen ligger i selskapets felles mål og oppdrag, mens autonomien ligger i prinsippet om at team og enkeltpersoner selv beslutter hvordan de er med på å levere inn i helheten i selskapet. Det kan være fristende å starte med organisasjonsmodellen når en organisasjon ønsker mer smidighet og tilpasningsdyktighet. Jeg anbefaler imidlertid å jobbe med de tre første punktene i denne oversikten før det gjøres store endringer med organisasjonen. Dette for å unngå at dere risikerer å jobbe på tradisjonell måte i en ny struktur.
Gjør endringer der strukturen hindrer fart og tilpasningsdyktighet først. En tilnærming kan være å eksperimentere med deler av organisasjonen for å lære hva som fungerer for dere, før dere sjøsetter en helt ny organisasjonsmodell. Etabler noen team rundt ett eller flere oppdrag i organisasjonen, og inkluder alle som trengs for å kunne levere.
5. Tilrettelegg for teknologisk tilpasningsdyktighet
I mange virksomheter er de teknologiske strukturene og løsningene til hinder for fleksibilitet og mulighet til å gjøre endringer. Dette kan for eksempel handle om governance og styringsstrukturer, eller et ønske om å kjøpe mest mulig fra én programvareleverandør for å forenkle forvaltning og ha god kontroll.
Flere organisasjoner bruker standardløsninger som over tid er tilpasset ulike forretningsbehov, eller har monolittiske systemer som er utviklet gjennom mange år. Endring kan være komplisert og kostnadskrevende.
Etabler en strategi og prinsipper for utvikling og kjøp av teknologi som tilrettelegger for fleksibilitet der dere forventer endringer i fremtiden. En best-of-breed-tilnærming innebærer å velge de beste tilgjengelige løsningene for hver enkelt funksjon eller forretningsprosess, uavhengig av leverandør. Denne strategien søker å integrere spesialiserte systemer for å oppnå optimal funksjonalitet og fleksibilitet i organisasjonens teknologiske infrastruktur. For organisasjoner med omfattende standardløsninger og teknisk gjeld er en slik omstilling kompleks, og krever betydelige investeringer.
Start derfor med å se på hvor din organisasjon vil få mest gevinster av modularitet og fleksibilitet. Ha også tydelige prinsipper for når dere standardiserer teknologi på tvers av selskapet, og når tverrfaglige team bør ha mulighet til å ta egne valg når det gjelder teknologi innenfor noen satte rammer. Standardisering på tvers av selskapet gir fordeler, men kan også gi mindre fleksibilitet og fart.
6. Implementer økonomisk fleksibilitet
«Beyond Budgeting» er en ledelsesfilosofi som utfordrer tradisjonelle budsjettprosesser og fremmer en mer fleksibel og desentralisert tilnærming til økonomistyring. Idéen om Beyond Budgeting ble født på omtrent samme tidspunkt som det agile manifestet. Det var ingen kobling mellom de to miljøene som stod bak det smidige manifestet og Beyond Budgeting, men det er mange likheter i tankesett. Beyond Budgeting baserer seg også på en prinsipporientert tilnærming.
I kjernen av Beyond Budgeting står tillitsbasert ledelse — hvor ansvar gis ut i organisasjonen til de som er tett på aktivitetene og har de beste forutsetningene til å ta gode avgjørelser. Mest kjent er Beyond Budgeting for rullerende prognoser fremfor de tradisjonelle budsjettene, men oppsummert er Beyond Budgeting en ledelsesfilosofi som kan hjelpe deg med å frigjøre deg fra de tradisjonelle budsjettprosessene, og bygge en mer tilpasningsdyktig organisasjon.
Å bygge en tilpasningsdyktig organisasjon krever et kulturelt skifte. Det kan være små justeringer, eller en større transformasjon av organisasjonen, avhengig av hvordan kulturen i virksomheten er i dag og hvordan dere jobber. Det krever mot og tydelighet fra ledelsen og fleksibilitet, endringsvillighet og ansvarlighet fra alle i virksomheten.
Men viktigst: Ha en smidig tilnærming til organisasjonsutvikling. Gjør små endringer, få feedback, reflekter, lær og gjør forbedringer.
