Fra serverpark til sky – helt uten nedetid

Da Itera gikk bort fra å levere tradisjonelle driftstjenester fra fysisk datasenter til å levere tjenester fra høymoderne skyplattformer, åpnet muligheten seg for Kontrollrådet til å migrere hele IT-strukturen til skyen, nærmere bestemt Azure. Det ble en trygg reise helt uten nedetid.

TIDSPERIODE

September 2021 – oktober 2021

ITERA-TEAMET

1x Prosjektleder

1x Infrastruktur

2x Solution architect

1x Network

1x Office 365

1x Database

1x Identity

Om Kontrollrådet

I over 50 år har Kontrollrådet vært en viktig del av bygge- og betongbransjen i Norge. De administrerer sertifiseringer innen byggevare og tilbyr tjenester til både offentlige og private virksomheter. I dag er ca. 750 bedrifter tilknyttet deres ulike ordninger, og ca 900 sertifiseringer gjennomføres årlig. De håndterer rundt 8000 dokumenter (av typen .doc, .xls og .pdf), i tillegg foretas det jevnlige oppdateringer av databasen deres med kundeinfo og status på sertifiseringer.

Kontrollrådet tilbyr systemsertifiseringer innen kvalitet, miljø og arbeidsmiljø, i tillegg til produktsertifiseringer for blant annet ferdigbetong, tilslag og asfalt.

GettyImages-862430714

De «gamle» serverne skulle skrus av

For de fleste organisasjoner er enkelte typer programvare helt sentralt for driften. I Kontrollrådets tilfelle er dette et saksbehandlingsverktøy.

En vanlig problemstilling for mange organisasjoner er risikoen ved å ta gammel programvare ut i skyen. Hvis ikke flyttingen gjøres kontrollert og med rett kompetanse, kan man i verste fall miste kontroll over data, adgangskontroll og kostnader.

Dette var også tilfelle for Kontrollrådet, men da Itera skulle begynne prosessen med å skru av våre egne, virtuelle servere ble det ikke noe annet alternativ enn å flytte løsningen ut i skyen. Et scenario som blir mer og mer vanlig i årene fremover.

Kontrollrådet har vært en kunde av Itera i ti år, og har vært med på en reise helt fra fysiske servere i et serverrom, via virtuelle servere de siste seks årene, til i dag å ha systemene sine og Office 365 i Microsoft Azure.

Madame Monet Embroidering (1875) by Claude Monet. Original from the Barnes Foundation

Madame Monet Embroidering (1875) by Claude Monet. Original from the Barnes Foundation

Kontrollrådet viste nysgjerrighet og åpenhet i samarbeidet med Itera som partner, noe som førte til både nye muligheter og kostnadsbesparelser. Ikke var det bare verdifullt for begge parter, men også gøy og spennende for hele prosjektteamet.

Øystein Øren

Prosjektleder, Itera

Minimere kostnader, rigge for fremtiden og redusere utslipp

En annen viktig driver for Kontrollrådet når det gjaldt å migrere til skyen var å redusere operasjonelle kostnader (OPEX). Med dette som utgangspunkt ble det viktig å gjøre en grundig gjennomgang av strategi og planlegging tidlig i prosessen. Etter 2-3 år er det beregnet at man skal se verdiresultater av denne investeringen (ROI).

I tillegg til å redusere kostnader var det viktig for Kontrollrådet å migrere til skyen slik at de ble forberedt på å ta i bruk nye teknologier, og dermed kunne rigge seg for en økt innovasjonstakt. Kontrollrådet er opptatt av at deres kunder skal oppleve at de er fremtidsrettet og moderne, og for å være dette vil de konstant utforske nye teknologiske muligheter. Å flytte til skyen gjør dette lettere, og de slipper å måtte bruke tid på enkle dag-til-dag operasjoner.

Bærekraft er viktig for mange, inkludert Kontrollrådet. Ved å gå over til Office 365, som blant annet inneholder Teams, kunne de redusere sitt klimaavtrykk gjennom å kutte ned på transport, for heller å gjennomføre møter digitalt.

Hvordan få gammel programvare trygt ut i skyen?

Et viktig steg før vi begynte selve migreringsprosessen var en grundig kartlegging. I denne fasen gjennomførte vi en rekke møter og intervjuer for å få god oversikt over nåsituasjonen med tanke på eksisterende servere, tjenester og applikasjoner. Prosessen tok til sammen 200 timer, og opp mot 10 av våre konsulenter var involvert. Den grundige kartleggingsfasen har vært avgjørende for at migreringen gikk så bra.

Deretter planla vi nøye selve migreringsoperasjonen. Dette gjorde vi blant annet ved å studere andre best practices i samarbeid med Microsoft, innenfor adoption framework, for å finne den beste skyløsningen for Kontrollrådet.

Til slutt utviklet vi fundamentet i Kontrollrådets skyområde, en trygg landingssone hvor målet var å ivareta alt av sikkerhet og governance, tjenester og oppetid. Dette området skulle bli ivaretatt av vårt CCoE (Cloud Centre of Excellence.

Vi har nå fått enklere og sikrere tilgang til alle filene og systemene våre. Det har igjen ført til bedre utviklingsmuligheter og til en lavere kostnad for oss. Vi vil ha en kostnadsreduksjon på ca 30% sammenlignet med tidligere, og vi ser at investeringen i ny løsning vil være inntjent i løpet av 1,5-2 år.

Jan Karlsen

Tidligere daglig leder, Kontrollrådet.

Migrering av saksbehandlingsverktøy til Azure

Migreringen av det gamle saksbehandlingsverktøyet tok i underkant av åtte uker å gjennomføre. Selve migreringen ble imidlertid gjort på én kveld.

  • Office Exchange ble byttet til Office 365
  • Active Directory ble migrert
  • Gikk fra On-Prem lagring til Onedrive for Business
  • Software Innovation ble migrert

Reisen ut i skyen ble vellykket, og ble gjennomført helt uten nedetid.

Cloud and Application Services

IaaS og Saas: en hverdag uten oppdateringer, nye investeringer eller uforutsigbarhet

Når Kontrollrådet har flyttet all programvare til Azure, har de gått over til Iaas (infrastructure as a service).

IaaS er en type cloud computing-tjeneste som tilbyr essensielle databehandlings-, lagrings- og nettverksressurser på forespørsel, på en pay-as-you-go-basis. Å migrere organisasjonens infrastruktur til en IaaS-løsning bidrar til sentrale forretningsmessige gevinster:

  • Eliminert behov for vedlikehold av lokale datasentre
  • Reduserte kostnader knyttet til maskinvare
  • Sanntids forretningsinnsikt

I tillegg har vi hjulpet Kontrollrådet til å ta i bruk en skybasert Office 365-løsning, som er en type SaaS (Software as a service/programvare som tjeneste).

SaaS sørger for en komplett programvareløsning som du kjøper på forbruksbasert grunnlag fra en skytjenesteleverandør (som Itera). Man leier bruken av et program for organisasjonen, og brukerne kobler til over Internett.

Med SaaS kan man komme raskt i gang med et program, med minimale forhåndskostnader. Man slipper også at programvaren går ut på dato, ikke har de riktige integreringene eller at man må ta nye investeringer for å oppgradere.