50% redusert tidsbruk med digital transformasjon

Fra manuelt og tidkrevende…

En av de viktigste og mest tidkrevende oppgavene i Heisrådgiverens daglige drift er å følge opp og kontrollere fakturaer for sine kunder for arbeid utført på heiser. Arbeidet innebærer å sjekke at arbeid er utført til rimelig tid og pris, og på riktig måte. Denne prosessen består av flere manuelle oppslag av priser, avtaler og kontrakter som i dag finnes spredt over ulike systemer og Excel-ark.

Målet med prosjektet var å øke effektivitet, frigjøre verdifull tid og å skape pusterom for Heisrådgiverens ansatte som jobber med kontroll av fakturaer.

…til digitalisert, forenklet og automatisert

Løsningen ble å implementere en helhetlig løsning basert på Microsoft Power Platform. Dette har revolusjonert arbeidsflyten og skapt store gevinster fra første stund.

Automatisk mottak av fakturaer: Prosjektet har automatisert mottak av fakturaer på e-post ved å automatisere mottaksflyter i Power Automate. Dette har ikke bare spart tid, men også redusert risikoen for menneskelige feil og avhengigheter.
Maskinlæring: Vi bruker maskinlæring til å lese informasjon ut av fakturaene og lagre denne for bruk i videre rådgiving. Datagrunnlaget som nå lages vil sikre høyere kvalitet og forenkle fremtidig rådgiving.
Forenkling av prosessgjennomgang: For å ytterligere effektivisere prosessene har Itera utviklet et skreddersydd system. Systemet har samlet hele gjennomgangen av fakturaer på ett sted. Dette har gjort det enklere for Heisrådgiverens ansatte å få oversikt over og håndtere fakturaene fra mottak til utsendelse. Dette har forenklet samarbeid, fjernet behov for utskrifter og kuttet ned tiden med opp mot 50%.
Implementering av datamodell for prediktivt vedlikehold og budsjettering: En sentral del av prosjektet har vært å utvikle en datamodell som lagrer og knytter sammen relevant informasjon fra fakturaene opp mot kunder og heiser. Denne dataen gir verdifull innsikt for blant annet å planlegge vedlikehold og budsjettering.

Mission accomplished – med 50% redusert tidsbruk!

Gjennom "Prosjekt Pusterom" har Heisrådgiveren AS og Itera lykkes med å transformere og effektivisere arbeidsprosessene ved hjelp av digitalisering og automatisering. Et samlet system, sammen med implementeringen av flyter har gjort det mulig å automatisere fakturahåndteringen og samle prosessgjennomgangen i en brukervennlig app. Den utviklede datamodellen gir verdifull innsikt for fremtidig arbeid. "Prosjekt Pusterom" har ikke bare frigjort tid og ressurser, men også styrket Heisrådgiverens konkurransekraft i markedet.